Time management

Veel mensen worstelen met het gevoel van ‘te veel moeten’ of ‘te weinig tijd hebben’. In dit blog lees je handvatten om weer grip te krijgen op jouw agenda en je to do lijstje weer beheersbaar te maken.

Keien, kiezels en zand

Misschien heb je dit filmpje wel eens gezien. Het gaat over het prioriteren van de dingen in je leven. Ik leg hieronder de principes in het kort uit. Je kunt ze zowel toepassen op de werkzaamheden binnen je beroep als op de dingen die je in je privéleven doet.

Een kei is dus een kerntaak, datgene waarom je jouw (werk)leven leuk vindt. Keien zijn vooral gericht op de lange termijn: relaties opbouwen, cursus volgen, conditie opbouwen, nieuwe werkwijze implementeren etc. Enkele voorbeelden:

• Rondom werk: de taken die je vakgebied definiëren, voor mij bijvoorbeeld het daadwerkelijk coachen van cliënten, maar ook scholing, het lezen van vakliteratuur etc.
• Rondom je privéleven: contact met je gezinsleden en partner, je hobby’s, werken aan je gezondheid; kortom alle dingen die jouw leven waardevol maken.

Keien zijn grote taken, die vaak onderverdeeld moeten worden om overzicht op de voortgang te behouden. Deel ze op in:

• De logische eerste concrete actie
• Vervolgacties
• Enkele voorbeelden: om nieuwe klanten te krijgen moet ik als coach me ook bezig houden met de marketing en acquisitie, zichtbaar zijn op social media, meepraten op fora en allerhande zaken. In je gezin is het ook belangrijk om het huishouden draaiend te houden, aandacht aan vriendschappen en familie te besteden, vakanties te plannen etc.

Bepaal een realistische tijdsduur voor elke actie (daarover verderop meer) en plan je vervolgacties in. Deze opgedeelde brokjes (werk)leven kan je zien als de kiezels.

Voorkom dat je verzandt

Kiezels zijn ondersteunend aan jouw keien. Plan kiezels daarom in je agenda, want deze essentiële zaken worden vaak vergeten, en ze kosten weldegelijk tijd!

• Binnen een dag moet je bijv. je mails beantwoorden en taken van je to do lijstje afvinken.
  • Let op: to do’s duren tussen 5 en 15 minuten (anders is het een aparte taak (kiezel of kei)
  • Plan maximaal 5 of 6 to do’s op een dag
• Tijd die je in een week voor kiezels vrij moet houden:
  • Werk: vergaderen, rapporteren, boekhouden en andere terugkomende werktaken
  • Privé: boodschappen doen, (reizen naar) sportclubs, eten koken, me-time (ja, die plan je ook in! Dat is net zo essentieel als andere afspraken).
• Tijd die je per maand voor kiezels moet inplannen:
  • Werk: social media content maken, marketing plan maken
  • Privé: langlopende zaken in de gaten houden, bijvoorbeeld het inplannen van vakanties, een date-night met je partner, een dagje weg met het gezin… de lijst is eindeloos en varieert van persoon tot persoon.
• Plan ook reflectietijd om te kijken wat er goed ging, wat er beter kan en hoe je dat kan aanpakken:
  • Hoe ging het? Wat kwam er af, wat niet, waarom niet? Plan hiervoor:
    • 10 min per dag (plan op vrijdag bijv. je volgende week in aan de hand van hoe het die week ging)
    • 1 uur per week
    • 1 uur per maand

Start met je keien!

Het is essentieel om een passend actieplan te hebben. Alleen dan kom je bij je doelen. De belangrijkste activiteiten in een actieplan zijn de keien die je helpen om de doelen te verwezenlijken.

Toch wordt onze aandacht vaak weggetrokken door kiezels of zelfs zand; de dingen die nu (lijken te) moeten: kleine regeldingen, vragen die tussendoor binnenkomen, emails, appjes, social media. Voor je het weet is je dag alweer om.

Keien ‘schreeuwen’ niet meteen om aandacht en hoeven niet per se nu, maar ze hebben wel grote invloed op het succesvol bereiken van onze doelen en ze staan in verbinding met onze persoonlijke waarden. Als je meer aandacht aan je keien besteed voel je je beter en ben je vermoedelijk ook nog eens productiever.

Enkele tips

• Begin je dag met een kei; als je doet wat er écht toe doet voel je je direct voldaner.
• Keep it simple and sweet (KISS), deel grote klussen op in kleinere concrete taken met behapbare deadlines. Deel je keien op in blokken en beperkte periodes (geen hele dagen maar dagdelen).
• Bundel je kiezels: ze zorgen voor krullen op je to-do-lijst en blije gezichten om je heen (collega’s zijn geholpen als je hun vragen beantwoordt), maar doe ze niet ‘even tussendoor’ reserveer er losse tijdblokken voor. Neem je emails op een vast tijdstip door, spar op een vast tijdstip met collega’s en zorg dat je tussendoor niet gestoord wordt.
• Op welke tijd vergaderen voor jou handig is, hangt af van je bioritme. Moet jij kalm aan wakker worden: vergader dan vroeg. Ben jij op je best als je net start: ga dan eerst knallen en bewaar het overleggen voor de late(re) middag.
• Als je iets voor het eerst doet tel dan 25% meer tijd in dan je nodig denkt te hebben!
• Hou de donderdagmiddag vrij voor de ‘openstaande posten’ van die week.

Het Eisenhouwer schema

Om je te helpen met het bepalen van de urgentie van taken kan de volgende indeling je helpen:

• Belangrijk en dringend
  • Meteen doen, maar let op dat je wel goed helder hebt of het hier écht om een spoedklus gaat. Soms doen we dergelijke taken als excuus om niet met het echte werk bezig te zijn.
• Belangrijk en niet dringend
  • Dit zijn keien; de activiteiten die zorgen dat we met bezieling kunnen blijven werken/leven. Als je voldoende tijd in dit kwadrant doorbrengt voorkom je stress. Er is oog voor de lange termijn én je behaalt duurzame resultaten.
• Dringend en niet belangrijk;
  • deze zaken zijn vaak voor anderen belangrijk, maar leiden onze aandacht af van onze eigen keien. Bekijk dus goed of er prioriteit is voordat je aan klussen begint. Als er geen urgentie is probeer dan te delegeren, of plan een activiteit in voor een later moment. Werk tijdgebonden in plaats van taakgebonden. Zorg dat je na een bepaalde tijd stopt met je taak en weer verder gaat met de bovenliggende twee categorieën.
• Niet dringend en niet belangrijk
  • Niet doen! Hieronder vallen: steeds je mail checken, lang op de gang blijven kletsen, een spelletje spelen op je telefoon.

Check regelmatig bij jezelf in: is dit NU belangrijk?
“Er is nooit genoeg tijd om alles te doen, maar er is altijd genoeg tijd om het belangrijkste te doen,” Brian Tracy.

Pro tip: plan buffers in je agenda!

• Kleine buffers – tussen vergaderingen, besprekingen en klussen plan je 15 minuten om zaken af te ronden. Bespreek deze afspraak bij voorkeur met collega’s en/of huisgenoten, zodat iedereen weet heeft van deze buffers (en er zodoende rekening mee houdt).
• GYLIO-day – Plan af en toe een hele middag of ochtend leeg in je agenda om orde op zaken te stellen. De Engelsen noemen dit een GYLIO dag; get your life in order. Doe belangrijke dingen die je al te lang hebt uitgesteld. Bijvoorbeeld eens per maand, eens per kwartaal of vaker als je een grote achterstallige to do list hebt…

Op deze manier kan je losstaande dingen afronden en krijg je meer orde en rust in je hoofd.

Je hersenen zijn niet gemaakt om te onthouden, dus schrijf dingen van je af en rondt ze af wanneer je kan. Dat geeft letterlijk ruimte! Zie alles dat telkens binnen je aandacht komt als een ongewenste pop-up op je scherm. Het lijdt je af en vermindert je productiviteit.